Ordinært afdelingsmøde 2016

I henhold til boligforeningens vedtægter § 14 indkaldes til ordinært afdelingsmøde:

Torsdag den 22.09. 2016 kl.19:00. 

Mødet holdes i beboerlokalet Ny Carlsberg Vej 37.

Foreløbig dagsorden:

  1. Valg af dirigent og referent.
  2. Fremlæggelse af bestyrelsens beretning.
  3. Orientering om Regnskab 2015.
  4. Indkomne forslag.
  5. Godkendelse af afdelingens driftsbudget 2017.
  6. Valg til bestyrelsen (alle valg gælder for 2 år):
    a: Kasserer.
    b: 2 Bestyrelsesmedlemer.
    c: 1 Bestyrelsessuppleant.
  7. Eventuelt.

Forslag, der ønskes behandlet på mødet, skal være skriftlige og begrundede og afleveres til bestyrelsen senest 14 dage før, dvs. senest torsdag den 8.09. 2016 kl. 1800.

Endelig dagsorden med bilag vil blive udsendt senest 1 uge før mødet. Stort regnskab kan fås på kontoret.

Adgang til og stemmeret på afdelingsmødet har afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har to stemmer uanset husstandens størrelse.

 

Ferie

Gert, vores varmemester, har ferie fra mandag den 4. juli til mandag den 11. juli. I denne periode passer vores ferievikar, Claus, affaldshåndtering, vaskeri og renholdelse af gård og gade.

Beskeder kan sendes til afdelingsbestyrelsen ved at man bruger vores mail info@aab9.dk.

Ved akutte skader jvf. telefonnumrene nedenfor, også uden for normal arbejdstid.  Men bemærk venligst, at der skal være tale om akutte tilfælde, ellers kommer man nemlig selv til at betale for udkaldet.

Henvendelser kan smides ind på kontoret eller ske telefonisk til bestyrelsen.

Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

Ved akut skade (brand og/eller vandskade): Falck tlf. 70102030.

VVS kan ligeledes kontaktes ved akut vandskade: Tlf. 33313657og 20198014 (Vagttelefon).

Elektriker kontaktes på tlf. 70707097, hvis man mangler strøm i hele lejligheden og man har prøvet at skifte sikringer og sørget for, at hpfi-relæ er slået til.

Referat af bestyrelsesmødet 4. juli 2016

1. Kassekladde, energirapport og restanceliste.

 

OK, OK, ikke gennemgået, ikke gennemgået.

Etableringsudgift til køkken betales med 75% af Havnegade og 25% af afdelingen, der bogføres på konto 115.

2. Budget 2017 Stigning 2% i 2017.
3. Status på Regnskab og DV-plan. Regnskab 2015 og DV-planen 2016 er godkendt.
4. Opfølgning af referat fra sidste bestyrelsesmøde. F.eks. Vores dagsordener. Gennemgået.
5. Indkommen post/e-mails.

 

Regeringen ventes at kræve besparelser på ca. 8%.
6. Bestyrelsesforhold og arbejdsgange i bestyrelsen. F.eks. vedr., mails, flyttesager (fakturaer, mangellister

og arkivering) forsikringssager, beboersager, backup af vores beboerkartoteker, mv.

Kasserer undersøger forsikring af Fiberby installation i kælder mv (switches).
7. Beboersager: Lukket punkt.  
8. Gårdlaug. Gårdlaug:

 

Gårdlauget har indkøbt diverse tilbehør, Hanne har fået udlægsboner.

 

Hanne følger op.

Hanne er afd.bestyrelsens kontaktperson. (Henrik vicekontaktperson.

Bestyrelsen vil kun indgå aftale med gårdlaugets kontaktperson, Claus Bundgaard. Planteudvalget får delvis råderet over mandskabsrummet i Alsgade 24, stuen.

Mikal har primo april 2016 afleveret skitse med forslag til afd.bestyrelsen.

Bestyrelsen besluttede:

Hvide kasser skal væk. Træmaling til de nye kasser skal betales indenfor rammen på 3.000 kr. – Hanne tager kontakt til Claus Bundgaard.

Plantekasser i gården.

Gårdlauget har lavet et skriv om tanker og ønsker med udlejning og opsætning af nye plantekasser.

Nye plantekasser foreslås opsat bag cykelskuret mod Ny Carlsbergvej. Ønske om økonomisk dækning af udgift.

Tilladelse til at fjerne eksisterende kasser.

Bestyrelsen ønsker

  • en tegning,
  • antallet af interesserede beboere (skal spørges!)
  • antallet på kasser, der er behov for og udgiften hertil –
  • at der i en forsøgsperiode, anvendes pladsen langs bøgehæk udfor 18-22

oooOOOooo

Tegning/Skitse mv. er endnu ikke modtaget.

Klaus Bundgaard har oplyst at der er én tilmeldt + gårdlaugets medlemmer (radiserne), dvs. i alt 5.

 

Bestyrelsen støtter projektet med en rammebevilling til startudgifter på 3.000 kr.

9. Opfølgning af projekter og DV-plan: Køkkenmodernisering, . Vedligeholdelse af vores badeværelser.   Kloakker, facade (fuger), køkkendøre mod gård.

 

Vinduer:

Klaus DV-mand ville komme med oplæg vedr. udskiftning af vinduer, døre, buevinduer over ejd.kontor, sålbænke.

Hofor har kritiseret 3 ud af 10 gasinstallationer. Palle spørger Jan Seifert.

Seifert har rykket for mangeludbedring ovenpå 1-års gennemgang af nye køkkener .

Kloaker mv.:

Claus + Casper Skou, Havnegade og Henning fra Klaus Nielsen har ultimo januar haft møde med Palle om kloak, badeværelsesfuger, gårdniveau og asfalt i gården.

Henning forbereder materialet til licitation.

Intet nyt.

Tidsplan modtaget fra Klaus Nielsen, ingeniør: Arbejdet påbegyndes uge 33.

Afd.bestyrelsen ønsker at se projektet forinden det sendes i udbud. Palle drøfter med Klaus DV-mand.

Vi har bedt Henning indsende udbudsmaterialet forinden udsendelse.

Hvilke generelle udgifter, er ikke belastet de køkkener, der har fået nye køkkener.

Palle oplyser at OB i sin tid havde besluttet

75 % dækning af projekteringsudgifterne efter indstilling BPU. Kasserer rykker for svar. Havnegade har nu godkendt 75%.

Byggeregnskab hovedtrapper er modtaget. Kasserer gennemgår.

Byggeregnskab modtaget.

Nyt køkken: Bestyrelsen drøftede forslag til medlemsmødet om nyt køkkenprojekt – individuel kollektiv råderet.

10. Dato for I-syn og Webbestyrelse. Internt kursus for afd.bestyrelsen aftales senere.
11. Hjertestarter Palle undersøger nærmere og vender tilbage til bestyrelsen.
12. Antenneanlæg YouSee har tilbudt at installere nyt stikledningsanlæg uden udgift for foreningen med binding 5 år.

Det skal afklares om alle i princippet kan sige nej tak til grundpakken.

Lovforslaget er meget vel vedtaget. Vi undersøger.

Punktet tages med til beslutning på medlemsmødet.

13. Kommunikation med beboerne, herunder en velkomstskrivelse til tilflyttere.

 

Hanne er i gang med en velkomstpakke. Laver nyt oplag.

Det må overvejes at genopsætte nyt navnetræk ”ARBEJDERNES BOLIGFORENING 1918” over porten, som er nedtaget grundet rust og nedstyrtningsfare. Gert har gemt de gamle bogstaver, så vi kan få lavet de samme. Palle/Henrik indhenter tilbud – til brug for bestyrelsen.

14. Medlemsmøde 19/9 Varsling af medlemsmødet  (Palle)

Frist for forslag (Palle)

Indsendelse af forslag skal være modtaget 8/9 inden kl. 18

15. Kontorvagter og datoer for næste møder. Ferieplan for bestyrelsen. Gert ferie uge 27 og ugerne 37-39

Sommerferie i august.

5/9 2016 1800 kontorvagt Hanne

8/9 2016 kl. 1830 bestyrelsesmøde

22/9 2016 kl. 1900 Medlemsmøde