Forfatterarkiv: admin

Referat af bestyrelsesmødet d. 6/9-2018

1. a)       Kassekladde.

 

b)      Energirapport

 

c)       Egenkontrol 2 kvt. Se mail 2/7.

 

 

Ad 1) ok

Tømrerfaktura chekket er OK

Tømrer mangler af eftergå tagterrasser; 71,4v,73,4v;69,4h varmemester rykker tømrer.

Ad 2) Juni og juli gennemset. Afkøling på kritisk niveau. Vi afventer teknisk rapport, som vi har bestilt i februar.

Ad 3) Gennemgået og udfyldt

2. Opfølgning på referat fra sidste bestyrelsesmøde Se nedenfor
3. Indkommen post/e-mails.

 

3.1 Parkering i Ejderstedgade på skolesiden. Se mail Parkeringspladserne i Ejderstedgade kan sædvanligvis rumme to / tre biler ad gangen mellem træerne.

 

Desværre hænder det, at en bilist får parkeret på skrå, så der kun bliver plads til en bil.

 

Bestyrelsen giver herved opfordringen videre, så der også bliver en p.plads til naboen, der kommer senere hjem.

 

Opslag med opfordring sættes i opslagstavler i alle opgange. Varmemester sætter op 7/9.

3.2 Behov for extraordinær rengøring VF73 den 24/8. Anders Andersen har taget opgaven.
3.3 Falck Erhverv Se mail 2/9. Vi fortsætter abonnementet med 20 % nedslag i prisen.
3.4 Hvepsebo i Ejederstedgade Opgaven er løst af Rentokil.
3.5. Bestyrelsesforhold og arbejdsgange i bestyrelsen.
4. Medlemsmøde september 2018 1)      Endelig dagsorden forberedes:

2)      Indkomne forslag fra beboere

a)       Rikke 22,2,h,

1.       Forslag vedr. støj i baggården , ønsker indskærpelse af gældende regler.

2.      Vedligeholdelse af baggården m.v.

2.1  Indkøb gribetænger

2.2. Potter og planter i hele gården

3)      Bestyrelsens forslag

a)       Ændring husorden.  Parfumefrit vaskeri (sæbepulver og skyllemiddel skal være parfumefri) Forbud mod at medbringe eget sæbe og skyllemiddel.

b)      Ændring af husorden. (Motorcykler og knallerter ud af gården.)

c)       Ændring af husorden. Ingen musik i gården.

d)      Ændring af husorden. Musik bag lukkede vinduer

e)      Pergola til affaldsskjul – overslag ca. 250.000 kr.

 

4)      Årsberetning

5)      Valg til 3 poster til bestyrelsen- alle ønsker genvalg ???

Valg af dirigent og referent

 

Penille, Morten og formanden renskriver dagsorden mv.

4.1 100 års fødselsdag – afd. 9

Ibrugtagning 15/4/1918

Lørdag 1. september kl. 1030 formiddag. Havde festudvalget serveret udskåret melon og to lagkager med ejendommen ovenpå.

 

Formanden orienterede om begyndelsen med gode suppleringer fra Frank, Hanne og Bjarne m.fl.

 

En fin fest, selvom der var plads og lagkage til mange flere. Stor tak til Pernille og aktivitetsudvalget.

 

4.2 Afd. 9 s hjemmeside – nedbrud to gange indenfor de seneste måneder. Steen har repareret
4.3 Cyber Awareness Training Hvem har gennemført ?
4.4 Efterårskonference 26-28/10 Hele bestyrelsen er inviteret ?

Hvem deltager fra bestyrelsen ?

Ingen har pt. besluttet sig for at dektage.

4.4 Oprydning cykler og knallerter i gården Varsel er omdelt, mærkning senest 13/9.
4.5 Beboersager: Lukket punkt.
6 Projekter og DV-plan *************************
6.1 Vinduesprojekt

Ansøgning er indsendt til kommunen

Kommunen har 22/8 svaret AAB, at ansøgningen endnu ikke er behandlet, men den er fordelt til en /medarbejder.

Morten rykker kommunens arkitekt.

6.3 DV plan projekter i 2018

Fx

a)       fugning af sokkel se tilbud fra murer.

 

a)       Besluttet at igangsætte. Formand tager affære.
6.4 Resultat af markvandringen 4/9. hvor AABs drifts- og vedligeholdelsesafdeling foretog syn af ejendommen. 1.       Kælderhalse trænger til genopbygning. Vi afventer rapport fra inspektøren.
6.6 Kontorvagter og datoer for næste møder.

 

1/10/2018 1800 kontorvagt. Morten.

1/10/2018 1830 bestyrelsesmøde: alle.

Medlemsmøde 20/9/2018

Referat af bestyrelsesmødet den 30. juli 2018

1. a)     Kassekladde.

 

b)     Energirapport

 

c)     Budgetopfølgning 2. kvt. Se mail 26/7 13:25

 

d)     Budget 2019 se mail 17/7 11:05

 

 

 

a)     ok

b)     ikke tilstede

ad c) Der er bogført t.kr. 54 vedr. elrenovering af lejligheder. , bogføres på konto 116.

 

Indtægt, hvorfor kun 45 % ?

 

Ad d) Budget 2019 OK

2. Opfølgning på referat fra sidste bestyrelsesmøde Se nedenfor
3. Indkommen post/e-mails.

 

3.1 Planter på altanens rækværk. Bestyrelsen henstiller, at blomster placeres på indersiden af rækværket. Der har været flere tilfælde, hvor blomsterkummer er faldet på fortovet med stor risiko for legemsbeskadigelse.
4. Bestyrelsesforhold og arbejdsgange i bestyrelsen. ********************
4.1 Medlemsmøde september 2018 Varsel om medlemsmøde formuleret. Uddeles 31/7 af varmemester
4.2 100 års fødselsdag – afd. 9

Ibrugtagning 15/4/1918

Lørdag 1. september formiddag. Festudvalget med program og tidspunkt udsender invitation senere.
5 Beboersager: Lukket punkt.

 

6 Projekter og DV-plan *************************
6.1.

 

Vinduesprojekt

·       Ansøgning er indsendt til kommunen

Intet nyt.
6.2 Gården Gårdudvalget vil fremlægge forslag til næste bestyrelsesmøde, der kan fremlægges for medlemsmøde.
6.3 Oplysende skilte til vaskeriet Skilte på dansk og engelsk opsættes i vaskeriet.

Morten tager affære.

7. Kontorvagter og datoer for næste møder.

 

Sommerferie 12/6-3/9.

3/9/2018 1800 kontorvagt – Morten.

6/9/2018 1830 bestyrelsesmøde: alle.

4/9/2018 1230 årlig bygningsgennemgang.

Medlemsmøde 20/9/2018

 

Referat af bestyrelsesmødet den 11. juni 2018

1. a)       Kassekladde.

 

b)      Energirapport

 

c)       Tillægsbevilling fugearbejde og kloakarbejde. Ikke nødvendigt at optage lån, da projektet blev billigere end forventet. I stedet hentes pengene af egne DV-plan midler.

 

d)      Nøgletalsrapport fra hovedkontoret (mail 8/6 13:53)

 

e)      Netværksmøde 7/6 i afd. 50

 

f)        Budgetopfølgning 1. kvt. 9/5 08;43

 

 

 

a)       Ok

Webbestyrelse -84133,05 kan ikke godkendes, modsvarende kreditnota er ikke på kladden.

 

b)      Set. Sweco rykkes for rapport, som er bestilt.

c)       Godkendt. Tillægsbevilling ansøges til 253 t.kr.

d)      Gennemgås på næste møde

e)      Palle deltog, vi afventer referat.

f)        Godkendt.

2. Opfølgning på referat fra sidste bestyrelsesmøde Se nedenfor
3. Indkommen post/e-mails.

 

Kontorlokalet har 18/5 været udlånt til filmsoptagelse: ”Den som dræber”. Ejderstedgade var afspærret fra morgenstunden. Varmemesteren gjorde det i ledtog med Hanne Stenting. Mange tak.

 

 

Varmeregnskab 2017/2018 er afsendt 7/6/2018 fra hovedkontoret. Omdeles af varmemester.

 

1/6/2018 Hovedkontoret ønsker en elektronisk underskrevet fuldmagtsaftale. Alle i bestyrelsen skal underskrive.

 

4. Bestyrelsesforhold og arbejdsgange i bestyrelsen. ********************
4.1 Rengøringspatrulje.  I Boligen for maj 2018 side 32 er reportage fra Køge, hvor unge 15 årige tjener lommepenge ved at holde ejendommen ryddelig for skarn, og forklarer beboere regler for affaldssortering. Afd 9 i en forsøgsperiode? Principgodkendt. Formanden undersøger løntakst.

 

Hovedkontoret oplysning afventer gennemgang på næste møde.

 

Forslag til kandidater medtages til næste møde.

 

 

4.2 Serviceniveau i afd. 9 (græsslåning; fejning af gård etc.) Udkast udarbejdes af formanden.
4.3 100 års fødselsdag – afd. 9

Ibrugtagning 15/4/1918

Lørdag 1. september formiddag. Festudvalget med program og tidspunkt udsender invitation senere.
4.4 Ipad og mobilepay til udlejning af beboerlokale Er tilmeldt hos Danske Bank – Business Mobile– skal aktiveres inden 14 dage.

Pernille tager affære.

 

4.5 APV opfølgning Formand laver opfølgningsplan på de anonyme APV besvarelser fra personalet.

 

Planen er, at der indkøbes sikkerhedshandsker, så glasskårsskader undgås.

 

Planen blev godkendt.

4.6 Terrasser 5. sal.  Udbedring af mgl. mellemrum mellem brædder mv. Arbejdet er igangsat. De sidste lejligheder får snarest varsel om dato fra tømreren.
4.7 Afløser for varmemester, Claus H. er stoppet efter eget ønske. Tages til efterretning. Afdelingsbestyrelsen udtrykker stor tak for en solid indsats igennem mange år.
4.8 Webbestyrelse – elektronisk godkendelse af fakturaer, på given foranledning. Hovedregel:

1.       godkender = Steen

2.       godkender = formanden

Ved formandens forfald kan Steen bede varmemester godkende.

 

4.9 DocuNote.

Se mail 180531. Tilbud om undervisning mv.

Hvis I har udfordringer med at bruge DocuNote fordi jeres Office pakke er gået af mode, så skriv endelige tilbage og vi har en løsning til jer.

Taget til efterretning.
5 Beboersager:

Lukket punkt.

 
6 Projekter og DV-plan *************************
6.1.

 

Vinduesprojekt

·         Ansøgning er indsendt til kommunen

Intet nyt.

Formanden rykker.

6.2 Gården, græs og sandkasse 1.       Rullegræs ved bøgetræ 13760 + moms

2.       Eftersår øvrige græssteder 460+moms

3.       Grusplads ved plantekasse skal friholdes for ukrudt. Varmemester tager affære med ukrudtsbrænder og rive.

4.       Udskiftning sand i sandkasse 8900 + moms

5.       Opbevaringskasse af sandlegetøjs til udendørsbrug – Pris 3500 kr ex moms

Morten indkøber er bestilt.

 

Gårdudvalget vil fremlægge forslag til næste bestyrelsesmøde, der kan fremlægges for medlemsmøde.

6.3. Nye køkkener (kollektiv ordning) Pt. er to køkkener er bestilt i maj, men grundet travlhed hos tømrer, er der endnu ikke sat tidspunkt på. Boligforeningens hovedkontor er sat på sagen.

Arne P har 11/6 oplyst at køkkener opsættes hhv uge 33/34 og 34/35/36.

7. Kontorvagter og datoer for næste møder.

 

Sommerferie 12/6-3/9.

30/7/2018 1830 bestyrelsesmøde: alle, med forberedelse af medlemsmøde

3/9/2018 1800 kontorvagt

3/9/2018 1830 bestyrelsesmøde: alle

4/9/2018 1230 årlig bygningsgennemgang

Medlemsmøde 20/9/2018