Månedsarkiv: august 2017

Indkaldelse til ordinært afdelingsmøde 2017

I henhold til boligforeningens vedtægter § 14 indkaldes til ordinært afdelingsmøde:

Torsdag den 21/9-2017 kl.19.00.

Mødet holdes i beboerlokalet Ny Carlsberg Vej 37.

Foreløbig dagsorden:

1. Valg af dirigent og referent.

2. Fremlæggelse af bestyrelsens beretning.

3. Orientering om Regnskab 2016.

4. Indkomne forslag.

5. Godkendelse af afdelingens driftsbudget 2018.

6. Valg til bestyrelsen (alle valg gælder for 2 år):

a: Formand.

b: 1 Bestyrelsesmedlem.

c: 1 Bestyrelsessuppleant.

7. Eventuelt.

Forslag, der ønskes behandlet på mødet, skal være skriftlige og begrundede og afleveres enten på papir eller mail til bestyrelsen senest 14 dage før, dvs. senest torsdag den 7/9-2017 kl. 18.00.

Endelig dagsorden med bilag vil blive udsendt senest 1 uge før mødet. Stort regnskab kan fås på kontoret.

Adgang til og stemmeret på afdelingsmødet har afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har to stemmer uanset husstandens størrelse. Mød op og gør jeres indflydelse gældende.

Referat af bestyrelsesmødet 21. August 2017

1. Kassekladde, energirapport. Budgetopfølgning. Ingen kassekladde da juli kk er gennemgået på kassekladdemøde 7/8/2017.

Energirapport OK

Budgetopfølgning for 1. kvt 2017 taget til efterretning.

2. Opfølgning af referat fra sidste bestyrelsesmøde. F.eks. Vores dagsordener. Intet at bemærke.

3. Indkommen post/e-mails.

Kasserer til møde i AAB om budgetkrav til 2015-2020.

Alex Hocke fra AAB har bedt om fjernsynsgennemgang af afdelingens kloaker. Palle har sendt materiale til Ronnie, der vil tage affære.

Kasserer gennemgik krav om 8,15 % til regnskab 2020.

4. Budgetudkast 2018 og DV-plan Gennemgået tillige med Anlægsbudget til vinduer.

Genlæggelse er inkl. 200000 kr. til sikring og vedligehold af nedløbsrør.

5. Afdelingsmøde 21.9. ( Jvf. Mails fra Maria Søs Schultz )

5,1 a. Ny standardhusorden ( Se AAB-net ) Vi drøfter på næste bestyrelsesmøde 4/9 om det skal stilles forslag om ny standardhusorden til medlemsmødet.

5,2 b. Lokal husorden Nuværende husorden for afd. 9 er vedtaget maj 2010. Tillæg med kattehold er vedtaget ca. primo 1990.

Steen laver oplæg til evt. ændringer til mødet 4/9.

5,3 c. Forretningsorden til afdelingsmøde. ( Se AAB-net ) Standard skal stilles som forslag til medlemsmødet.

5,4 d. Varsling. Palle udsender senest 4 uger før, dvs. 24. august 2017.

Frist for forslag 14 dage før dvs torsdag 7 sept.

6. Bestyrelsesforhold og arbejdsgange i bestyrelsen. F.eks. vedr., mails, flyttesager (fakturaer, mangellister og arkivering) forsikringssager, beboersager, backup af vores beboerkartoteker, revidering af e-mail adresser mv. Mail post og mailadresser. Palle ser på formulering til næste dagsorden.

7.0 Beboersager:

Lukket punkt.

********

********

********

********

********

********

8,0 Opfølgning af projekter og DV-plan: Køkkenmodernisering. Vedligeholdelse af vores badeværelser. Kloakker, facade (fuger), køkkendøre mod gård. Kloak, asfalt i gård og fuger i badeværelse. Vedligeholdelse af legeplads. Køkkenprojekt. ********

********

********

********

********

********

********

********

8,1 Køkkenprojekt Flere tilfælde med køkkenpriser på 125000 kr.

Palle beder AAB granske dette, da der ikke synes sammenhæng med priser i miniudbuddet, som de to køkkenfirmaer vandt med i miniudbuddet.

Der er pt. tre tilfælde med projektbeskrivelser og herudover er der tre nye ansøgninger, der skal i proces.

8,2 Kloakprojekt Mangler byggeregnskab.

8,3 Facade, furer Mangler byggeregnskab.

8,4 Køkkendør mod gård Er færdigbehandlet på sidste møde – skal indgå i vinduesprojektet.

8,5 Asfalt i gård Mangler byggeregnskab.

8,6 Fuger i badeværelse Mangler byggeregnskab.

8,7 Vedligehold af legeplads Er færdig. Og malet i sidste uge.

8,8 DV-plan. Intet nyt. DV-plan fra januar 2017 er nugældende.

8,9 Vinduesprojekt Palle beder Ronnie om at sætte projektet i gang. Ronnie bedes komme med forslag til rådgiver.

9 Kommunikation med beboerne, herunder en velkomstskrivelse til tilflyttere. Steen forslag er vedtaget. Evt. bemærkninger skal indsendes til Steen senest 28/8.

10. Kontorvagter og datoer for næste møder. I-Syn og Webbestyrelse.

4/9 kl. 1800 kontorvagt (Steen)

11/9 kl. 1830 bestyrelsesmøde

21/9/2017 1900 Afd.møde.